In der Finanzkommunikation ist der Geschäftsbericht die eine große Jahresaufgabe, die über Monate das Thema Nummer eins in der Abteilung ist. Aufgrund seines Umfangs wirkt der Geschäftsbericht wie eine nur schwer zu bewältigende Aufgabe. Wer aber einen klaren Plan hat und sie in viele kleine Schritte unterteilt, kommt schneller in die Umsetzung – und zu einem Ergebnis. Unser Guide fasst zusammen, wie Sie Schritt für Schritt einen Geschäftsbericht erstellen. 

Inhaltsverzeichnis:

1. Geschäftsbericht: Definition
2. Struktur für den Geschäftsbericht: Inhalt und Aufbau
3. In 13 Schritten einen Geschäftsbericht erstellen
4. Geschäftsberichte für Unternehmen: Zusammenfassung

Geschäftsbericht: Definition

Der Geschäftsbericht ist eine Dokumentation der Aktivitäten eines Unternehmens im Laufe eines Geschäftsjahres – das üblicherweise vom 1. Januar bis zum 31. Dezember läuft. Er gibt verschiedenen Stakeholdern – Interessensgruppen – Einblicke u. a. in die wirtschaftliche Lage, von Aktionären über Geschäftspartnern oder Kunden bis hin zu den Mitarbeitern. Für sie alle ist schließlich relevant, wie sich das jeweilige Unternehmen entwickelt, sei es für das Tätigen von Investments, für die Vereinbarung von langfristigen Partnerschaften oder für die Sicherheit des Arbeitsplatzes.

Im Wesentlichen wird der Geschäftsbericht dabei in drei Kapitel untergliedert: Lagebericht, Jahresabschluss und Corporate Governance. Über diese Pflichtinhalte hinaus kommen häufig imageträchtige und Nachhaltigkeitsthemen hinzu: Neben den harten Zahlen interessieren sich die Stakeholder nämlich ebenso für softere Inhalte wie Vision, Werte und Prognosen – Antworten auf Fragen, die Zahlen alleine nicht ausreichend erklären können. 

Geschäftsbericht: Pflicht oder freiwillig?

Für viele Unternehmen, wie bspw. Aktiengesellschaften (AG), Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) oder Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), sind Geschäftsberichte verpflichtend – für andere sind sie freiwillig, aber oftmals dennoch nützlich. Die Form des Geschäftsberichts kann dabei sehr unterschiedlich sein, denn nur ein gewisser Part ist tatsächlich Pflicht. Viele Unternehmen reichern diesen aber um weitere Themen an, um so ein umfangreicheres Bild der aktuellen Situation wiedergeben zu können und gleichzeitig einen Blick in die Zukunft zu werfen.

Struktur für den Geschäftsbericht: Inhalt und Aufbau

Zu unterscheiden ist bei einem Geschäftsbericht der Pflichtteil und der optionale Teil. Der Pflichtteil basiert auf den sogenannten gesetzlichen Offenlegungspflichten, in dessen Zuge insbesondere die wirtschaftliche Situation des Unternehmens erklärt werden muss. 

Bestandteile des Pflichtteils eines Geschäftsberichts:

• Lagebericht
• Jahresabschluss
• Bestätigungsvermerk
• Bericht des Aufsichtsrats
• Gewinnverwendungsvorschlag
• Entsprechenserklärung Corporate Governance

Diese Informationen sind nicht nur offenzulegen, sondern ebenso durch einen Wirtschaftsprüfer zu prüfen. Im Bestätigungsvermerk gibt der jeweilige Prüfer die Richtigkeit der Angaben aus dem Lagebericht und aus dem Jahresabschluss zu Protokoll. 

Lagebericht, Jahresabschluss und Co. können aber immer nur einen Eindruck vom Ist-Zustand des Unternehmens geben – basierend auf der Entwicklung in der Vergangenheit. Viele Unternehmen nutzen deshalb die Publikation des Geschäftsberichts, um darüber hinaus Themen anzusprechen, die ihre Zukunft betreffen. Pläne für das kommende Jahr, Entwicklungen, an denen sie arbeiten, Ziele, die sie erreichen möchten. Schließlich sollen die Aktionäre und weitere Stakeholder auf der Reise des Unternehmens mitgenommen und ermutigt werden, ihm weiter zu folgen und die Treue zu halten.

In dem freiwilligen Teil des Geschäftsberichts richten sich Unternehmen deshalb häufig mit einem Brief des Vorstands an die Aktionäre, legen die wirtschaftliche Situation über die Zahlen hinaus dar und gehen auf wertbasierte Themen wie Soziales, Nachhaltigkeit und Forschung ein. Ziel ist es, den Lesern nicht nur eine Interpretation der Zahlen zu ermöglichen, sondern ebenso ein Gefühl für die Seele des Unternehmens zu bekommen.

In 13 Schritten einen Geschäftsbericht erstellen

Sind Sie bereit, die Mammutaufgabe des Geschäftsberichts anzugehen, unterteilen Sie sie in viele kleine Schritte. So können Sie sich einfacher klar machen, was konkret zu unternehmen ist, um schlussendlich den fertigen Geschäftsbericht in der Hand zu halten. Wir haben für Sie die die relevantesten Schritte zusammengefasst – aus unserer 50-jährigen Erfahrung in der Erstellung von Geschäftsberichten namhafter Unternehmen. 

Schritt 1: Motto entwickeln

Der Lagebericht, der Jahresabschluss und die weiteren Bestandteile des Pflichtteils lassen keine inhaltliche Kreativität zu. Die Gesamtpublikation, inklusive des optionalen Imageteils, gibt dem Unternehmen aber Raum dafür, dem Leser eine Geschichte zu erzählen. Im ersten Schritt sollten Sie sich deshalb das Motto für den diesjährigen Geschäftsbericht überlegen. Einen inhaltlichen Leitfaden, der zur aktuellen Situation des Unternehmens, des Marktes oder der Gesellschaft passt und die rationale, sowie die emotionale Seite Ihrer Leser anspricht. Darauf baut die Sprache und die Gestaltung des Geschäftsberichts auf. 

Schritt 2: Für Formate entscheiden

Geschäftsberichte waren klassischerweise Druckerzeugnisse. Heute wird der digitale Geschäftsbericht als Ergänzung immer beliebter, um einerseits mit dem Printprodukt konservativere und mit modernen Websites jüngere Zielgruppen anzusprechen. Digital ist vieles möglich: von der einfachen PDF bis zur umfangreichen Microsite, die sich fortlaufend um neue Inhalte erweitert, um die Stakeholder dauerhaft zu informieren. 

Schritt 3: Plan aufstellen

Steht das Motto, genauso wie die Formate des Geschäftsberichts, kann ein Plan für dessen Entwicklung aufgestellt werden. Dieser Plan muss einen Überblick über Timings und Deadlines enthalten und den mitwirkenden Parteien klar ihre jeweiligen Aufgaben zuweisen – das können interne Mitarbeiter der Finanzkommunikation sein oder externe Dienstleister wie Agenturen, die bei der Geschäftsberichterstellung unterstützen. 

Schritt 4: Detaillierte Struktur erstellen

Im nächsten Schritt wird eine detaillierte Struktur erstellt – ein Inhaltsverzeichnis für den Geschäftsbericht. Dabei müssen die verpflichtenden Inhalte, genauso wie die imageträchtigen Inhalte berücksichtigt und in eine stringente Abfolge überführt werden, sodass der Leser einen stimmigen Einblick in das Unternehmen erhält. Die klare Struktur stellt gleichzeitig sicher, dass kein Inhalt in der Produktion vergessen wird. 

Schritt 5: Design-Guidelines entwickeln

Auf Basis des Mottos und der Corporate-Design-Guidelines des Unternehmens können nun die Gestaltungsrichtlinien für den Geschäftsbericht erstellt werden. Sie geben Orientierung für die Gestaltung der einzelnen Seiten und sorgen für ein stimmiges Gesamtbild beim Durchblättern oder -scrollen des Geschäftsberichts. Gleichzeitig sind sie relevant für das Erstellen redaktioneller Inhalte wie Fotos, Illustrationen oder Grafiken. 

Schritt 6: Redaktionelle Inhalte erstellen

Über den Pflichtteil hinaus gibt es im Geschäftsbericht redaktionelle Inhalte – wie Neuigkeiten aus dem Unternehmen, strategische Überlegungen für die Zukunft oder die Wiedergabe von Werten. Genauso sind redaktionelle Inhalte mit Blick auf Soziales, Nachhaltigkeit und Forschung zu entwickeln – Texte, genauso wie Fotos, Illustrationen und Grafiken und bei einem digitalen Geschäftsbericht Videos, Animationen und interaktive Elemente. Die Aufmerksamkeitsspanne des Lesers ist heutzutage geringer denn je – Gestaltungsmerkmale und visuelle Inhalte sind deshalb zur Orientierung immer relevanter. 

Schritt 7: Daten sammeln

Für die Erstellung der offenlegungspflichtigen Inhalte müssen zunächst alle relevanten Daten aus Lagebericht und Jahresabschluss zusammengetragen werden – kontrolliert auf Richtigkeit durch einen Wirtschaftsprüfer. 

Schritt 8: Daten aufbereiten

Die entsprechenden Daten können nun für die Publikation im Geschäftsbericht aufbereitet werden – in Form von übersichtlichen und wertig gestalteten Tabellen, Graphen und Diagrammen. So, dass die Leser einen schnellen Überblick über alle Zahlen erhalten. 

Schritt 9: Inhaltliche Prüfung

Liegen alle Inhalte vor, gilt es diese final zu prüfen. Sind alle Angaben korrekt? Liegen alle Inhalte aus dem Pflichtteil vor? Wird die Geschichte des Geschäftsberichts, basierend auf dem Motto, schlüssig erzählt? Fühlt sich der Leser umfassend über die aktuelle und künftige Situation des Unternehmens informiert? Und: Stärkt der Geschäftsbericht das Vertrauen der Stakeholder ins Unternehmen? 

Schritt 10: Lektorat durchführen

Sind alle Inhalte des Geschäftsberichts verfasst und erstellt, gilt es, sie durch ein Lektorat prüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass sie frei von Fehlern sind. Insbesondere für den Print-Geschäftsbericht ist hier höchste Genauigkeit Voraussetzung – in der digitalen Fassung lassen sich einzelne Fehler schließlich noch korrigieren, während ein neuer Druck des Geschäftsberichts mit einem immensen Kostenaufwand verbunden wäre. 

Schritt 11: Design finalisieren

Je nachdem, ob der Geschäftsbericht im Print oder digital veröffentlicht wird, braucht es nun noch einen Feinschliff – er muss für das jeweilige Format aufbereitet werden. Im Druck wird dieser Prozess als Druckvorstufe bezeichnet. Für die Umsetzung als digitale Microsite ist wiederum eine Aufbereitung für die Entwickler notwendig, die sich je nach Art der Umsetzung unterscheiden kann. 

Schritt 12: Geschäftsbericht bereitstellen

Sind alle bisherigen Schritte erfolgreich abgeschlossen, muss der Geschäftsbericht nun veröffentlicht werden – er geht in Druck und / oder in die Entwicklung und wird schließlich den Stakeholdern bereitgestellt. Sie erhalten ihn per Post, auf Events und an Unternehmensstandorten – oder können einfach online auf die entsprechende Website zugreifen. 

Schritt 13: Finanzkommunikation fortführen

Insbesondere der digitale Geschäftsbericht mit einer eigenen Microsite lädt dazu ein, die Finanzkommunikation selbst nach Veröffentlichung weiter fortzuführen und die Plattform auszubauen. Nicht nur zur Veröffentlichung des Geschäftsberichts interessieren sich die Stakeholder schließlich für das Unternehmen – sondern in vielen Fällen ganzjährig. Aus der Printausgabe können einzelne Elemente wie der Imageteil als Imagebroschüre oder die Aspekte zur Umwelt als Nachhaltigkeitsbericht ausgegliedert werden, genauso wie der Pflichtteil als Einzelbericht. 

Der erste Schritt mit einer Agentur für Geschäftsberichte

Der Geschäftsbericht ist für viele Firmen die im Jahr einmalige Möglichkeit, ihre Stakeholder wie Aktionäre von den positiven Perspektiven des Unternehmens zu überzeugen. Überzeugende redaktionelle Inhalte, eine wertige visuelle Gestaltung und eine übersichtliche Aufbereitung der Zahlen sind dafür Voraussetzung. Als dws Werbeagentur sind wir auf die Erstellung von Geschäftsberichten spezialisiert – klassisch im Print oder digital. Sie erhalten Beratung, Gestaltung, Fotos, Videos und Texte aus einer Hand – mit 50 Jahren Erfahrung in der Finanzkommunikation.

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Geschäftsberichte für Unternehmen: Zusammenfassung

Der Geschäftsbericht ist in kompakter Form für viele Unternehmen verpflichtend – ein ausführlicher Rückblick auf das vergangene und ein Ausblick auf das künftige Jahr hilft Stakeholdern aber darüber hinaus, ihr Vertrauen ins Unternehmen zu stärken. Selbst für Unternehmen, die nicht zur Offenlegung von Lagebericht und Jahresabschluss verpflichtet sind, ist der Geschäftsbericht eine Möglichkeit, Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter über den Status quo zu informieren und die Bindung zu ihnen zu erhöhen. Mit diesen 13 Schritten wird aus dem Geschäftsbericht eine lösbare Aufgabe. 

FAQs

Wer schreibt den Geschäftsbericht?

In der Regel schreiben Geschäftsberichte erfahrene Autoren aus der Finanzkommunikation, die entweder selbst im jeweiligen Unternehmen arbeiten oder extern, bspw. in Form einer Agentur, beauftragt werden. Offiziell als Autoren des Geschäftsberichts gelten die Geschäftsführer des Unternehmens. Wirtschaftsprüfer prüfen anschließend den Inhalt, der unter die Offenlegungspflichten fällt. 

Was muss alles in einen Geschäftsbericht?

Unternehmen, die zu einem Geschäftsbericht verpflichtet sind, müssen mindestens die Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und einen Lagebericht enthalten. Es ist außerdem eine Bestätigung der Richtigkeit der Angaben durch einen Wirtschaftsprüfer vonnöten. Ein Bericht des Aufsichtsrats, Gewinnverwendungsvorschlag und eine Entsprechenserklärung Corporate Governance sind ebenfalls verpflichtend. 

Wer ist zu einem Geschäftsbericht verpflichtet?

Alle Unternehmen, die der Publizitäts- bzw. Offenlegungspflicht unterliegen, müssen bis zum Jahresende der Öffentlichkeit einen Geschäftsbericht über das vorangegangene Jahr bereitstellen. Diese Pflicht gilt für alle Kapitalgesellschaften, für alle Personenhandelsgesellschaften ohne persönlich haftenden Gesellschafter und für weitere Unternehmen, die eine gewisse Größe überschreiten. 

Welche Vorteile hat ein ausführlicher Geschäftsbericht?

Ein ausführlicher Geschäftsbericht, der über den Pflichtteil hinaus Informationen bereitstellt, ermöglicht den Interessengruppen des Unternehmens einen tieferen Einblick in die wirtschaftliche Lage – und in dessen Zukunft. Er kann das Vertrauen in das Unternehmen stärken und Aktionären, Geschäftspartnern und Mitarbeitern ein Gefühl der Sicherheit vermitteln. 

Wie wird ein Geschäftsbericht erstellt?

Die Entwicklung eines Geschäftsberichts ist in der Regel ein mehrmonatiger Prozess, aus dem ein ausführlicher Printbericht und / oder eine digitale Microsite entsteht. Im Zuge der Erstellung müssen redaktionelle Inhalte verfasst werden, Zahlen übersichtlich dargestellt und die Offenlegungspflichten berücksichtigt werden. Häufig setzen Unternehmen Geschäftsberichte mit erfahrenen Agenturen aus der Finanzkommunikation um.